Beskrivelsen struktureres normalt med overskrifter i et hierarki med ett eller to nivåer. Overskriftene gis unike nummer. I eksemplet over er 05 Betongarbeider og 05.21 Grunn og fundamenter overskrifter. Dokumentstrukturen kalles ofte for kontoplan, og den enkelte overskrift kalles for konto.

Bygge- og anleggsprosjekter struktureres ofte med fagkapittel som øverste nivå, og bygningsdel som neste nivå. Fagkapitlenes overskrifter hentes fra NS 3450, mens bygningsdelenes overskrifter hentes fra NS 3451.

Vegprosjekter struktureres med ett eller to nivåer. Overskrifter på øverste nivå er stedet hvor arbeidene skal utføres, for eksempel ulike bruer, veger eller tunneler. For bruarbeider kan i tillegg benyttes elementkode for å angi en underinndeling av sted. Elementer kan være tårn, hengekonstruksjon mv.

Baneprosjekter kan struktureres som vegprosjekter, men dette er ikke et krav.

Spesifikasjon av arbeider som skal utføres gjøres i poster. Vi tar fortsatt utgangspunkt i eksemplet over. Der er 05.21.1 en post. Postene grupperes under en overskrift som de naturlig tilhører ut fra type arbeid.

En post har alltid et unikt postnummer (for eksempel 05.21.1), en detaljert spesifikasjon av arbeidet som skal utføres, enhet og mengde. Mengden sier hvor mange eller hvor mye som skal utføres. Enheten varierer med type arbeid, men kan eksempelvis være

• stk (antall)
• m (lengde, f.eks. grøft)
• m² (areal, f.eks. gulv)
• m³ (volum, f.eks. betong)
• kg (masse, f.eks. stål)

Når posten prises er det enhetsprisen som oppgis av entreprenøren. Postens sum (totalpris) er enhetspris x mengde. Ved avregning i utførelsesfasen brukes enhetsprisen.

For å forenkle og kvalitetssikre spesifikasjonen av poster, brukes som regel koder fra en standard. I eksemplet er koden LV1.1122213233 hentet fra NS 3420.

Når man bruker en standardisert kode som postgrunnlag, innebærer det at alle de bestemmelser som er knyttet til koden i den aktuelle standarden, også blir gjeldende for den aktuelle posten i beskrivelsen. Noen bestemmelser vil være synlige direkte i spesifikasjonen til posten, men mange implisitte bestemmelser finner man bare ved å lese dokumentasjonen til standarden; dette gjelder spesielt NS 3420.

Bygge- og anleggsprosjekter bruker som regel koder fra NS 3420.

• • NS 3420 brukes til å utarbeide beskrivelser og mengdelister i forbindelse med konkurransegrunnlag, kalkulasjon av forespørsler og under utførelses- og avviklingsfasen av byggeprosjekter. Den brukes også i en del sammenhenger i drifts- og vedlikeholdsfasen og ved restaurering og rehabilitering av bygg og anlegg. Standarden inneholder krav til materialer og utførelse. Kravene kan brukes til å bedømme kvaliteten på byggearbeider. Dette fordi det er bransjens aktører som selv har utarbeidet kravene, og disse gjenspeiler derfor normale krav til utførelse av slike arbeider i Norge.
  • NS 3420 er forutsatt brukt som grunnlag for utarbeidelse av prosjektbeskrivelser for entreprisekontrakter. Til grunn for systemet ligger kodede postgrunnlag som ferdig utfylt danner postene i beskrivelsen og gir en detaljert spesifikasjon av de arbeider som skal utføres. Standarden inneholder også regler for hva prisene skal inkludere og hvordan mengden av de enkelte arbeidene skal avregnes.
  • Bak hvert eneste postgrunnlag ligger krav til delproduktet eller ytelsen gruppert under standardiserte bestemmelser og spesifikasjoner. Dette betyr at for å vite hva grunnlaget for prisen er, må du ha mulighet for å slå opp i de bakenforliggende krav.

Vegprosjekter bruker koder fra Vegvesenets prosesskode.

• • Prosesskoden dekker både anleggsarbeider og drift og vedlikeholdsarbeider. Prosesskoden forutsettes benyttet ved arbeider som utføres for Statens vegvesen og Nye Veier i Den skal gi ensartede regler for utførelse, kontroll og oppmåling av samme arbeidsart. Den skal lette arbeidet ved utarbeidelse av tilbudsgrunnlag. Dette vil også gjøre det langt enklere for entreprenører å prissette arbeidene, fordi omfang og krav til de enkelte arbeider vil være likt fra tilbud til tilbud, og være angitt i en standardisert, kjent tekst.

Baneprosjekter bruker koder fra Bane NORs prosesskode.

• • Prosesskoden dekker både anleggsarbeider og drift og vedlikeholdsarbeider. Prosesskoden forutsettes benyttet ved arbeider som utføres for Bane NOR i entrepriser. Prosesskoden skal gi ensartede regler for utførelse, kontroll og oppmåling av samme arbeidsart. Den skal lette arbeidet ved utarbeidelse av tilbudsgrunnlag. Dette vil også gjøre det langt enklere for entreprenører å prissette arbeidene, fordi omfang og krav til de enkelte arbeider vil være likt fra tilbud til tilbud, og være angitt i en standardisert, kjent tekst.

En presis og oversiktlig beskrivelse er et viktig utgangspunkt for riktig pris, og bidrar til et godt kontraktsgrunnlag mellom byggherre og entreprenør.

Beskrivelsen er nødvendig for å sikre at man får ønsket kvalitet og funksjon for den prisen man betaler.

Delprodukter eller ytelser som mangler i beskrivelsen vil som regel «dukke opp» i løpet av utførelsesfasen. De vil da måtte utføres som tilleggsarbeider, og som regel til en høyere pris enn hvis de hadde vært beskrevet i utgangspunktet. I tillegg vil det gå med ekstra tid til å utføre slike tilleggsarbeider.

(Delprodukt: normalt minste del som er gjenstand for prising i en beskrivelse)

(Ytelse: aktivitet eller tjeneste som er gjenstand for prising i en beskrivelse)

Feil spesifikasjoner i beskrivelsen på grunn av manglende kunnskap eller dårlig tid, kan medføre at man får en annen kvalitet eller funksjon enn det man ønsket. For «lave» krav kan medføre ekstra omkostninger på et senere tidspunkt. Unødvendige strenge krav kan gjøre at prisen blir unødvendig høy.

Dersom entreprenørene ser at beskrivelsen er mangelfull, vil de kunne utnytte dette ved å prise tilleggsarbeider høyt.

Det finnes en rekke verktøy for å lage korrekte anbudsbeskrivelser på en effektiv måte. Focus Software har nylig lansert Focus Beskrivelse som gir deg muligheten til å utarbeide anbudsbeskrivelser i skyen